Le grand-livre est un document comptable essentiel pour toutes les entreprises.
Il permet de regrouper toutes les opérations effectuées par l’entreprise par compte, ce qui facilite la gestion de la comptabilité et de la fiscalité.
Dans cet article, nous allons vous expliquer en détail ce qu’est le grand-livre, comment il fonctionne et pourquoi il est si important pour votre entreprise.
Qu’est-ce que le grand-livre ?
Le grand-livre (GL) est un document comptable qui regroupe toutes les opérations effectuées par l’entreprise par compte.
Chaque compte correspond à une catégorie d’opérations :
- achats,
- ventes,
- salaires,
- charges sociales, etc.
Ce document obligatoire selon le CGNC et le CGI, permet donc de suivre l’évolution des différents postes comptables au fil du temps.
Il s’organise généralement sous forme de tableau. Dans les comptabilité modernes, les entreprises tiennent ce document de manière informatique. C’est à cela précisément que servent les logiciels de comptabilité.
Chaque ligne correspond à une opération effectuée par l’entreprise (achat, vente, paiement de salaire, etc.), tandis que chaque colonne correspond à un compte comptable (compte fournisseur, compte client, compte salaires, etc.).
Ainsi, chaque fois on enregistre une opération dans le grand-livre sous la forme d’une ligne qui indique le montant de l’opération et le compte concerné. Chaque opération porte un débit (qui correspond à l’emploi) et un crédit (qui correspond à la source)
Comment fonctionne le grand-livre ?
Le fonctionnement de cet état comptable est relativement simple.
Chaque fois qu’une opération est effectuée par l’entreprise (achat de marchandises, vente de produits ou services, paiement de salaires ou charges sociales), elle doit être enregistrée dans le GL.
Pour cela, il suffit d’ajouter une ligne au tableau, en indiquant le montant de l’opération et le compte concerné. On appelle ceci dans le jargon une écriture comptable. En effet, une écriture comptable est une opération qui consiste à enregistrer une transaction financière dans le grand-livre de l’entreprise, en indiquant le compte concerné et le montant de l’opération.
Ce document permet ensuite de suivre l’évolution des différents postes comptables au fil du temps.
Ainsi, il est possible de savoir à tout moment combien l’entreprise doit à ses fournisseurs, combien elle a encaissé de la part de ses clients, combien elle a dépensé en salaires et charges sociales, etc.
Pourquoi ce document comptable est-il si important pour votre entreprise ?
Le grand-livre est un document comptable essentiel pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Il permet de suivre l’évolution des différents postes comptables au fil du temps, ce qui facilite la gestion comptable et fiscale de l’entreprise.
En effet, le grand-livre permet de :
- D’abord, Suivre l’évolution des différents postes comptables : grâce au grand-livre, il est possible de savoir à tout moment combien l’entreprise doit à ses fournisseurs, combien elle a encaissé de la part de ses clients, combien elle a dépensé en salaires et charges sociales, etc. Cela permet d’avoir une vision claire et précise de la situation financière de l’entreprise.
- Ensuite, Faciliter la gestion comptable : le GL permet de regrouper toutes les opérations effectuées par l’entreprise par compte. Ainsi, il est plus facile pour le comptable ou l’expert-comptable de gérer les différentes opérations et d’établir les états financiers (bilan, compte de résultat).
- Enfin, Respecter les obligations fiscales : le GL est un document comptable obligatoire pour toutes les entreprises. Il permet notamment de justifier les différentes opérations effectuées par l’entreprise en cas de contrôle fiscal.
Comment tenir un grand-livre ?
Pour tenir ce document efficacement, il est important de respecter certaines règles :
- Premièrement, enregistrer toutes les opérations : chaque fois qu’une opération est effectuée par l’entreprise (achat, vente, paiement de salaire), elle doit être enregistrée dans le grand-livre.
- Deuxièmement, classer les opérations par compte : chaque opération doit être classée dans le compte correspondant (compte fournisseur, compte client, compte salaires, etc.).
- Troisièmement, vérifier les soldes : il est important de vérifier régulièrement les soldes des différents comptes pour éviter les erreurs et les oublis.
- Enfin, archiver : le grand-livre doit être conservé pendant une durée minimale de 10 ans. Il est donc important de l’archiver correctement pour pouvoir le retrouver facilement en cas de besoin.
En conclusion,
Le grand-livre est un document comptable essentiel pour toutes les entreprises.
Il permet de suivre l’évolution des différents postes comptables au fil du temps. De ce fait, il facilite la gestion comptable et fiscale de l’entreprise.
Pour tenir un grand-livre efficacement, il est important de :
- Enregistrer toutes les opérations,
- Classer les opérations par compte,
- Vérifier régulièrement les soldes
- et, enfin, archiver correctement le grand-livre.
Enfin, il est important de souligner que la loi permet de tenir ce document manuellement ou informatiquement. Cependant, dorénavant il est difficile de trouver encore une tenue manuelle en pratique.
Il est essentiel de respecter les règles comptables en vigueur pour éviter tout problème avec l’administration fiscale.
Si vous avez des questions sur la tenue du grand-livre, n’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable. En effet, il pourra vous conseiller et vous accompagner dans la gestion comptable de votre entreprise.