L’État de rapprochement bancaire est un élément clé de la comptabilité et de la gestion financière d’une entreprise. Il permet de vérifier la concordance entre les écritures comptables de l’entreprise et les mouvements bancaires enregistrés sur son relevé bancaire. Ce processus est essentiel pour assurer la précision de la comptabilité et la fiabilité des États financiers. En effet, en identifiant les éventuelles erreurs ou omissions, le rapprochement bancaire contribue à une gestion plus transparente et efficace de la trésorerie.

Objectif du rapprochement bancaire

L’objectif principal du rapprochement bancaire est de s’assurer que toutes les opérations financières sont correctement enregistrées dans les livres de l’entreprise. Cela inclut la vérification de chaque flux financier, tant au niveau des encaissements que des décaissements, pour s’assurer qu’ils figurent bien sur le relevé bancaire. Cette démarche est cruciale pour suivre précisément ses dettes et ses créances, influençant directement la clarté de la trésorerie de l’entreprise.

L’importance du rapprochement bancaire

Au-delà de la simple vérification des écritures, le rapprochement bancaire permet d’identifier les erreurs de saisie, les doubles comptabilisations ou les oublis de paiement. Ces corrections autorisent l’entreprise à bénéficier d’une vision claire de sa trésorerie, essentielle pour des prévisions budgétaires fiables et pour planifier des investissements en conséquence.

Dans cet article, nous aborderons les causes communes des divergences entre les relevés bancaires et les écritures comptables, comment procéder à la correction d’un rapprochement bancaire, la fréquence idéale de cette opération, ainsi que les étapes détaillées pour sa réalisation. Notre objectif est de fournir un guide complet et pratique pour maîtriser cet aspect crucial de la gestion d’entreprise, garantissant ainsi une meilleure santé financière.

Upsilon Consulting peut vous assister dans l’élaboration et le contrôle de vos États de rapprochement bancaire.

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Pourquoi faire un rapprochement bancaire ?

Un état de rapprochement bancaire est un procédé qui permet de rapprocher le solde du relevé bancaire avec le solde du compte « banques » en comptabilité.

Au Maroc, le rapprochement bancaire n’est pas obligatoire. Cependant, il représente un état très important pour connaître et contrôler la situation réelle de la trésorerie.

L’exercice de rapprochement bancaire est nécessaire, notamment, parce qu’à tout moment, il existe des décalages entre :

D’un côté, le solde bancaire tel qu’il apparaît au niveau de la comptabilité de l’entreprise ;
De l’autre, le solde bancaire tel qu’il apparaît sur le relevé bancaire (dans la comptabilité de la banque).

Ces décalages trouvent leur source, en général, dans un écart entre les dates de prise en charge des opérations. Ainsi, par exemple :

À l’émission d’un chèque, l’entreprise le comptabilise au crédit du compte 5141 (selon les règles du CGNC) ;
La banque ne prendra en compte ce chèque qu’un jour ou deux après sa présentation par le fournisseur.

Entre la date d’émission et la date de présentation, ceci va créer un écart entre ce qui apparaît dans le solde comptable et ce qui apparaît dans le solde bancaire. En réalité, ce type d’écarts est normal dans l’ensemble des activités.

De manière générale, il existe plusieurs types d’écarts (qu’on appelle « suspens »). En effet, on peut citer à titre d’exemple :

Premièrement, des opérations à l’initiative de la banque dont l’entreprise n’a pas encore connaissance (prélèvement de frais, ordres de prélèvements de mensualités de crédit,…) ;
Deuxièmement, informations comptables dont la banque n’a pas encore connaissance (chèque et effets émis non encore présentés par les détenteurs, virement de compte à compte non connu par la banque réceptrice…) ;
Troisièmement, différences de dates de valeur ;
Quatrièmement, erreurs et omissions de la part de l’entreprise ou de la part de la banque.

Comme vous devez le remarquer déjà, certains suspens bancaires sont naturels et normaux (notamment les différences temporelles). Dans ce cas, il suffit de suivre le dénouement de ces derniers lors de la réception des relevés bancaires subséquents.

Relevé bancaire subséquent : relevé bancaire de la période suivant le rapprochement.

Actions correctives

D’autres suspens, par contre, nécessitent des actions correctives comme suit :

D’abord, le service comptabilité doit corriger les erreurs ou omissions commises en comptabilité dès qu’il en a connaissance ;
Ensuite, le service comptabilité doit attirer l’attention de la banque en cas d’erreurs ou d’omissions commises par la banque. En général, ceci doit prendre la forme d’une lettre écrite pour garder une trace.

L’état de rapprochement bancaire permet de suivre ces différents écarts, de les comprendre, de les justifier et enfin de les corriger quand ceci s’impose.

Causes communes des divergences entre relevé bancaire et écritures comptables

Dans la gestion financière d’une entreprise, les divergences entre le relevé bancaire et les écritures comptables sont fréquentes et peuvent avoir des conséquences significatives sur la précision des états financiers. Comprendre ces causes communes est crucial pour les identifier rapidement et les corriger efficacement. Ce paragraphe explore les raisons habituelles de ces écarts et fournit des exemples concrets pour illustrer comment et pourquoi ils surviennent.

1. Erreurs de saisie : L’une des causes les plus courantes des divergences est l’erreur humaine lors de la saisie des données. Cela peut inclure la saisie incorrecte d’un montant, d’une date ou d’un numéro de compte. Par exemple, si un paiement de 1 500 € est accidentellement enregistré comme 15 000 €, cela crée un écart significatif entre le relevé bancaire et les écritures comptables.

2. Délai de traitement bancaire : les opérations bancaires ne sont pas toujours immédiatement reflétées dans les relevés. Les chèques émis, par exemple, ne sont comptabilisés dans le relevé bancaire qu’après leur encaissement, ce qui peut prendre plusieurs jours. Ainsi, à la fin d’une période comptable, certaines opérations peuvent être comptabilisées dans les livres de l’entreprise sans apparaître sur le relevé bancaire.

3. Frais bancaires et intérêts non comptabilisés : les frais bancaires et les intérêts créditeurs ou débiteurs peuvent être enregistrés par la banque sans que l’entreprise en soit immédiatement informée. Si ces frais ou intérêts ne sont pas régulièrement rapprochés et intégrés dans les écritures comptables, des divergences apparaîtront entre le relevé bancaire et les comptes de l’entreprise.

4. Transactions en attente : certaines transactions, comme les virements électroniques, peuvent être initiées, mais pas encore finalisées au moment de l’établissement du relevé bancaire. Ces transactions en attente sont souvent source de confusion et peuvent créer des écarts temporaires entre les relevés et les écritures comptables.

5. Erreurs de double comptabilisation : la double comptabilisation d’une transaction, soit dans le relevé bancaire, soit dans les écritures comptables, peut également entraîner des divergences. Cela peut survenir lorsqu’une opération est enregistrée deux fois par erreur, amplifiant l’écart entre les deux enregistrements.

6. Oubli de paiement ou de dépôt : il arrive parfois qu’un paiement effectué par l’entreprise ou un dépôt en sa faveur ne soit pas enregistré dans les écritures comptables. Ces omissions peuvent être dues à un oubli ou à un manque de communication entre les départements.

Comment élaborer un état de rapprochement bancaire ?

Pour élaborer un État de rapprochement bancaire (ERB) nous avons besoin des éléments suivants :

Premièrement, les relevés et les extraits de comptes qu’émet la banque ;
Deuxièmement, le grand livre de chaque compte bancaire ouvert dans les livres comptables de l’entreprise ; en effet, l’entreprise doit élaborer un ERB par compte bancaire dont elle dispose ;
Troisièmement, les pièces justificatives des écritures comptables (avis d’opérations, talons de chèques, avis de virements) ;
Enfin, l’état de rapprochement bancaire de la période précédente.

L’ERB consiste à élaborer un tableau en 4 colonnes qui comprend :

En première ligne
- D’un côté, le solde comptable tel qu’il apparaît en comptabilité ;
- De l’autre, le solde bancaire tel qu’il apparaît dans le relevé ;
4 colonnes qui reprennent les écarts suivants :
- Premièrement, les opérations au débit de la banque ne figurant pas en comptabilité ;
- Deuxièmement, les opérations au crédit de la banque ne figurant pas en comptabilité ;
- Troisièmement, les opérations au débit de la comptabilité ne figurant pas en banque ;
- Quatrièmement, les opérations au crédit de la comptabilité ne figurant pas en banque.

Cet exercice devrait, en conclusion, conduire à une compréhension de la source de l’écart entre le solde comptable et le solde bancaire. Cette compréhension se matérialise par un tableau (dont exemple est donné ci-dessous) :

Après le rapprochement : Que faut-il faire ?

Pendant le rapprochement, il faut passer par une étape de vérification de concordance. En effet, cette étape consiste à vérifier ligne par ligne, si le relevé bancaire est fidèle aux enregistrements comptables. Cependant, le travail ne s’arrête pas là.

En effet, il est nécessaire après cela de procéder à :

Premièrement, la correction des écritures comptables lorsque des écarts sont identifiés du côté de la comptabilité. Pour ce faire, il va falloir enregistrer les opérations manquantes dans le compte 514 ;
Deuxièmement, demander les pièces justificatives manquantes. En effet, si des écritures manquent, c’est en général parce que la comptabilité n’a pas reçu les avis de débit ou de crédit ;
Troisièmement, contacter la banque pour qu’elle explique ou corrige les écarts éventuels dans le relevé (prélèvement à tort, opérations anormales, opérations incompréhensibles…) ;
Enfin, suivi du dénouement des écarts temporels sur les périodes subséquentes. En effet, si on a conclu qu’un écart est normal (chèque en cours d’encaissement, par exemple), il faut vérifier qu’il a été enregistré le mois suivant.

L’importance de l’État de rapprochement bancaire dans le processus de contrôle

L’État de rapprochement bancaire occupe une place centrale dans le processus de contrôle interne. En effet, il s’agit de comparer les écritures à une source extracomptable généralement fiable : le relevé bancaire.

Imaginons que l’on soit dans une situation d’écriture frauduleuse. En général, si elle ne correspond pas à la réalité, elle ne va jamais apparaître dans le relevé bancaire. Elle va, de ce fait, demeurer dans le rapprochement bancaire.

Un auditeur externe ou un contrôleur interne doit, donc, s’assurer de la validité des rapprochements bancaires.

Lire également : Audit de fraude au Maroc

Voici quelques contrôles importants qu’il faut réaliser lors du contrôle à postériori d’un ERB :

Premièrement, s’assurer du contrôle arithmétique. En effet, un rapprochement bancaire
- D’abord, doit justifier au centime près l’écart entre le solde comptable et bancaire. Un écart de 0.01 MAD peut cacher des opérations en millions au débit et au crédit ;
- Ensuite, doit partir du bon solde comptable dans la balance générale et du bon solde bancaire ;
Deuxièmement, vérifier les suspens bancaires qui apparaissent anormaux ou illogiques. Il s’agit par exemple :
- Des versements en espèce. En effet, ces derniers n’ont pas de date de valeur différente et doivent se dénouer le jour même ;
- Des chèques non encaissés depuis un très longue période ;
- Des opérations en suspens pour des sommes anormalement petites (par exemple, il faut se poser la question pourquoi on aurait un suspens d’un montant inférieur à 1 MAD ou 10 MAD) ;
- …
Troisièmement, suivre le dénouement des suspens sur la période subséquente ;
Quatrièmement, récupérer les pièces justificatives pour un échantillon de suspens pour comprendre la logique de ces derniers (pièce comptable, échange de courrier, avis,…).

D’expérience, toutes les mauvaises histoires de fraude que j’ai pu voir, commencent quelque part autour d’un suspens bancaire. Faites attention ! Salaheddine Yatim

En conclusion

Un rapprochement bancaire doit se faire de manière systématique et régulière. Si les suspens s’accumulent ils deviennent de plus en plus difficiles à suivre et peuvent à la source d’irrégularités comptables importantes.

L’ERB est un état clé dans le processus de contrôle interne et doit faire l’objet d’un suivi rigoureux.

Upsilon Consulting dispose d’une équipe comptable expérimenté qui peut vous assister :

Dans l’élaboration de vos rapprochement bancaire ;
Dans la mise en place de procédure visant à faciliter voire automatiser vos rapprochements bancaires.

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