Les notes de frais sont des documents qui permettent à un employé de synthétiser les frais professionnels qu’il a engagé au profit de son activité. La note de frais est remise à l’entreprise (employeur) en contrepartie d’un remboursement desdits frais.

Une note de frais est une charge déductible pour l’entreprise sous certaines conditions.

Notes de frais – Qu’est-ce que c’est ?

Les notes de frais correspondent aux documents préparés par les salariés d’une entreprise afin de demander le remboursement des dépenses qu’ils ont engagées. En effet, dans le cadre de l’exercice de leur activité professionnelle, les salariés peuvent engager des dépenses dans l’intérêts des entreprises. Il s’agit notamment :

Utilisation de moyens personnels (voiture par exemple) ;
Frais de déplacement dans des transports en commun ;
Dépenses de carburant, frais de péage autoroutes,..
Frais d’hébergement dans des hôtels en cas de déplacement en dehors de la localisation de l’entreprise ;
Dépenses de restauration (en cas de déplacement, invitation de clients,…) ;
Achats de moyens de travail (fournitures, habits, …)

De manière générale, les notes de frais regroupent l’ensemble des dépenses engagées par le salarié de toute nature. La présentation de ces notes de frais permet à l’entreprise à avoir un justificatif comptable.

Notes de frais – Quelle procédure de remboursement ?

Une entreprise peut choisir de procéder au remboursement des dépenses engagés par les salariés de trois différentes méthodes:

Frais forfaitaires en dehors du bulletin de paie : dans ce cas, l’entreprise verse un forfait mensuel au salarié. Cette méthode est idéale notamment lorsque les déplacements sont fréquents ; le salarié doit préparer mensuellement sa note de frais avec un montant fixe ;
Forfait sur le bulletin de paie : dans ce cas le bulletin de paie du salarié concerné comporte une rubrique de frais ;
Frais réels sur justificatif : le remboursement des dépenses correspond au montant que le salarié engage réellement. Dans ce cas, l’employé doit présenter des notes de frais et annexer les pièces justificatives.

Traitement fiscal des notes de frais

Déduction des notes de frais En matière d’IR salarial

L’article 57-1 du CGI stipule que :

« les indemnités destinées à couvrir des frais engagés dans l’exercice de la fonction ou de l’emploi, dans la mesure où elles sont justifiées, qu’elles soient remboursées sur états ou attribuées forfaitairement.

Toutefois, cette exonération n’est pas applicable en ce qui concerne les titulaires de revenus salariaux bénéficiant de la déduction des frais inhérents à la fonction ou à l’emploi.

La circulaire 717 précise que lesdites indemnités doivent avoir comme contrepartie des frais directement engendrés par l’exercice de la profession du salarié. De ce fait, leur octroi doit prendre en considération le fait qu’elles se rattachent directement à l’exercice des fonctions qui sont dévolues à l’intéressé.

L’administration demeure, en cas de contrôle fiscal, en droit de rejeter les indemnités qui ne sont pas employées conformément à l’objet pour lequel elles sont attribuées. Les motifs de rejet peuvent concerner :

Le montant de ces indemnités qui doit, en principe, correspondre à celui des frais déboursés par le salarié ;
La justification par la nature du travail effectué par le salarié.

Qu’elles soient forfaitaires ou sur justification, les indemnités doivent correspondre à l’existence de frais réels.

Attribuées sur justification

Quand la société attribue ces indemnités sur justification, la note de frais doit comporter les éléments suivants :

L’état de décompte lui-même (mandat, bulletin, pièce de caisse …) ;
La nature des frais ;
Les montants et les pièces de débours (factures, notes, bons, …) ;
La période à laquelle ils se rapportent ; ;
L’ordre de mission écrit délivré au salarié

Forfaitaires

Quand l’entreprise accorde ces indemnités forfaitairement, l’entreprise doit s’assurer que :

- Elles présentent un caractère régulier et normal en rapport direct avec les obligations professionnelles de l’employé,

Et la justification concerne:
- Premièrement, la nature des frais ;
- Deuxièmement, leur fréquence ;
- Troisièmement, la durée des situations motivant les frais spéciaux ;
- Quatrièmement, les critères retenus pour leur attribution;
- Enfin, le mode de calcul des indemnités.

Déduction des notes de frais en matière d’I.S.

A l’instar des autres charges, pour bénéficier de la déductibilité fiscale, les notes de frais doivent obéir à certaines conditions :

Les frais doivent correspondre à des dépenses engagées dans l’intérêt de l’activité ;
La dépense doit correspondre à un montant proportionné et non abusif en liaison.

Par ailleurs, la circulaire 717 du code général des impôts cite parmi les dépenses déductibles :

D’une part, les dépenses de transports du personnel, des administrateurs, gérants associés ;
D’autres part, les frais de voyage et déplacement et les frais de missions et réceptions. Par ailleurs, elle ajoute que la déduction s’accorde sous réserve de justifier de :
- la nature ou l’importance de l’exploitation
- l’engagement dans l’intérêt de la société.

En règles générale, les notes de frais payées par l’entreprise sont déductibles en termes d’I.S. En effet:

Soit elles correspondent aux conditions d’exonération d’I.R. et elles sont déductibles à l’I.S. et non taxables à l’I.R.
Ou alors, elles sont passibles à l’I.R. dans ce cas, la rectification en cas de contrôle fiscal ne porte que sur l’I.R.

Les précisions de la note de service 16-217

La DGI a publié en date du 13 mars 2017 une note de service précisant les conditions détaillées des indemnités prévues à l’article 57-1 du CGI.

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Notes de frais – Déduction fiscale au Maroc