L’inventaire physique des immobilisations
Inventaire physique des immobilisations
Souvent associés à la période de fin d’exercice, les travaux d’inventaire des immobilisations constituent une obligation légale. En effet, il s’agit d’un exercice qui demande un certain effort de précision et de rigueur.
Pourquoi faire un inventaire physique des immobilisations ?
En effet, l’article 5 de la loi comptable 9-88 stipule que :
« la valeur des éléments actifs et passifs de l’entreprise doivent faire l’objet d’un inventaire au moins une fois par exercice ».
Ceci regroupe l’ensemble du patrimoine de la société. Par conséquent l’inventaire physique annuel porte aussi sur les immobilisations. Ainsi, dépendamment de l’activité et de l’organisation de la société l’inventaire peut s’avérer particulièrement complexe.
Outre le simple fait de répondre à une obligation légale, l’inventaire physique des immobilisations représente une opportunité annuelle pour mettre à jour et améliorer leurs procédures internes. Il permet d’optimiser leurs gestions comptables et analytiques et même leurs processus logistiques.
Pour ce faire, il est nécessaire de suivre une méthodologie rigoureuse pour la tenue de l’inventaire physique des immobilisations.
Comment se déroule un inventaire physique des immobilisations ?
Délimitation et cadrage de l’opération d’inventaire physique des immobilisations
D’abord, l’inventaire nécessite un travail de préparation. En effet, il y a lieu de préparer un document qui renseigne :
- D’abord, le contexte de l’inventaire ;
- Ensuite, les modalités de l’inventaire
- Scope
- Planning
- Modalité d’étiquetage
- …
Ce document est appelé : « Instructions d’inventaires ».Il constitue, en effet, à la fois un ordre de mission et un plan de travail.
L’équipe organisatrice doit le communiquer à toutes les parties concernées et doit être en mesure de :
- Premièrement, préciser les modalités d’intervention :
- date de référence des travaux,
- planning,
- fréquence des réunions
- Deuxièmement, programmer des arrêts de mouvements pour les biens mobiles. En effet, il faut prévoir des points et une échelle de blocage (blocage totale, par site, par bâtiment…). Ceci vise à éviter de comptabiliser les mêmes immobilisations à plusieurs reprises.
- Troisièmement, coordonner avec l’entreprise pour définir un mode opératoire et un planning de passage de l’équipe de comptage.
- Quatrièmement, présenter l’équipe en charge de l’opération et ainsi que les experts par catégorie d’immobilisations
- Cinquièmement, mettre en place un système de codification. Ce système doit permettre d’immatriculer avec précision l’intégralité de l’actif immobilisé.
Comptage – Recensement physique des immobilisations
L’objectif de cette seconde phase est d’établir un fichier exhaustif de l’ensemble des immobilisations.
Dans ce sens, il est recommandé, comme le conseille les Best Practices, de procéder par Blind Count. Il est question ici d’inventorier les immobilisations de façon mécanique sans avoir accès :
-
- D’un côté, aux fichiers électroniques,
- De l’autres, aux quantités des biens, et autres sources d’informations concernant celles-ci.
Pour mener à bien cette phase, l’équipe en charge de l’inventaire devra suivre la démarche suivante :
- D’abord, obtenir les plans sites à inventorier et établir une cartographie des emplacements. Réellement, l’ensemble des immobilisations ne sont pas forcément regroupées au même endroit. De ce fait, la désignation précise des endroits où aura lieu l’inventaire. Elle permet à toute l’opération de gagner en précision et en exhaustivité.
- Ensuite, déterminer et identifier non seulement les immobilisations qui ne relève pas de la propriété de l’entreprise. Il s’agit, par exemple, des immobilisations appartenant à des tiers, ou en crédit-bail…
- Aussi, relever le maximum d’information possible pour chaque immobilisation et les renseigner de façon claire.
- En outre, remonter l’état d’usure des immobilisations pour anticiper les ajustements comptables qui seront nécessaires par la suite
- Enfin, étiqueter les immobilisations inventoriées de façon chronologique et sans doublons.
Enrichissement du fichier comptable des immobilisations
L’enrichissement du fichier comptable consiste à rajouter au fichier comptable autant d’informations que possible. En effet, il convient de récupérer l’ensemble des données disponibles en interne et les ajouter au fichier comptable. Exemple: Souvent en comptabilité on ne va pas mentionner une couleur. Cependant, cette information est pertinente lors du rapprochement.
Ces travaux, devront être menés suivant un programme de travail adapté à chaque catégorie d’immobilisations. Le fichier comptable fait alors l’objet d’un enrichissement horizontal et vertical.
- Horizontal : Séparer une ligne comptable en autant de composante que de ligne d’immobilisation. Exemple: Pour une ligne « achat mobilier salle de réunion », il faut la répartir en autant de ligne que d’éléments identifiables.
- Vertical : Ajouter des informations qui faciliteront le rapprochement (couleur, marque, Numéro identification,..)
Rapprochement du fichier comptable avec le résultat de l’inventaire physique
La phase suivante consiste dans le rapprochement des deux fichiers. L’équipe se servira du couple [Numéro d’étiquette / Numéro d’immobilisation] pour procéder au rapprochement.
Cependant, il est nécessaire de traiter les distorsions entre les deux fichiers avant de lancer le rapprochement.
De plus, l’entreprise doit isoler les immobilisations qui n’ont pas fait l’objet d’inventaire. Ces derniers doivent recevoir un traitement spécifique.
Traitement des écarts
Traitement des écarts bruts
La phase de rapprochement permet d’identifier et de relever les écarts. En effet, elle consiste à comparer le fichier comptable et celui de l’inventaire physique.
Cette phase consiste à traiter les écarts d’inventaire afin de les réduire au maximum.
Plusieurs cas se présenteront lors de cette phase. L’immobilisation peut être :
- Existantes mais absentes au niveau comptable
- Présente sur le niveau comptable mais inexistantes dans l’inventaire physique
- Acquises gratuitement
- Comptabilisées en double
Dans cette optique, il est nécessaire d’établir des règles de gestion pour le traitement des écarts. En outre, il convient d’adopter un seuil de signification pour une meilleure efficience du projet.
Dès lors, il y a lieu de former un comité qui se compose de :
- D’un côté les équipes d’inventaires.
- Les personnes clés dans le management habilitées à prendre des décisions
Le comité de pilotage se chargera de :
- Fournir des explications valables pour mettre à jour le rapprochement ;
- Prendre des décisions basées sur les règles de gestion, notamment :
- Refaire les comptages lorsque ceci s’impose ;
- Prendre des décisions de passation en perte ;
- ..
Cette approche conduira à une réduction significative des écarts bruts.
Traitement des écarts nets
Les écarts nets, déduits de l’étape précédente, feront à leurs tours l’objet d’un retraitement. En revanche, le traitement consiste cette fois à traduire comptablement les écarts que l’inventaire a permis de relever. Dans ce sens, il faut distinguer entre deux types d’écritures :
Les écritures relatives aux écarts d’inventaire
Écritures de constatation de sortie des immobilisations non retrouvées au niveau de l’inventaire physique. Elles doivent tenir compte de l’ensemble des champs requis par le système d’écritures comptables.
Les écritures relatives à la dépréciation des immobilisations
Il s’agit principalement des écritures de :
- D’abord, provisionnement et amortissement exceptionnel des immobilisations. Ces écritures concernent surtout les immobilisations dont l’usure dépasse celle reflétée par le plan d’amortissement.
- Ensuite, mise à jour de la provision pour dépréciation des immobilisations.
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