inventaire physique des immobilisations

L’inventaire physique des immobilisations

Inventaire physique des immobilisation : Souvent associés à la période de fin d’exercice, les travaux d’inventaires des immobilisations constituent une obligation légale pour les entreprises et demandent un certain effort de précision et de rigueur.

En effet, l’article 5 de la loi comptable 9-88 annonce clairement que : « la valeur des éléments actifs et passifs de l’entreprise doivent faire l’objet d’un inventaire au moins une fois par exercice, à la fin de celui-ci ». Ceci regroupe l’ensemble du patrimoine de la société, et par conséquent l’inventaire physique annuel porte aussi sur les immobilisations et ainsi, dépendamment de l’activité et de l’organisation de la société peut s’avérer particulièrement complexe.

Outre le simple fait de répondre à une obligation légale, l’inventaire physique des immobilisations représente une opportunité annuelle pour les entreprises pour mettre à jour et améliorer leurs procédures internes et donc d’optimiser leurs gestions comptables et analytiques et même leurs process logistiques.

Pour ce faire, et dans l’objectif de traduire une obligation légale en un bénéfice managerial, il est nécessaire de suivre une méthodologie rigoureuse et de respecter les règles de l’art de la tenue de l’inventaire physique des immobilisations.

 

Délimitation et cadrage de l’opération d’inventaire physique des immobilisations

 

La toute première étape de la démarche de l’inventaire physique consiste bien évidemment en un travail préalable de préparation. Il est question ici de mettre au point un document qui renseigne de façon précise le contexte et les modalités relative à l’opération à venir. Communément appelé « Instructions d’inventaires », ce document constitue à la fois un ordre de mission et un plan de travail. Il doit être communiqué à toutes les parties concernées et doit être en mesure de :

  • Préciser les modalités d’intervention : date de référence des travaux, planning, fréquence des réunions
  • Programmer des arrêts de mouvements : ceci concerne les biens mobiles en particulier. Il faut prévoir des points de blocage ainsi que l’échelle de ces derniers (blocage totale, par site, par bâtiment, par étage…). Ceci vise à éviter de comptabiliser les mêmes immobilisations à plusieurs reprises ou, paradoxalement, d’en manquer d’autres.
  • Coordonner avec l’entreprise pour définir un mode opératoire : faut-il prévoir un arrêt de l’activité (total, partiel, par site..) ou intervenir en des périodes prédéterminées (week-end, période de sous activité….)
  • Présenter l’équipe en charge de l’opération et ainsi que les experts (membres des ateliers, experts techniques) par catégorie d’immobilisations
  • Mettre en place un système de codification suffisamment sophistiqué pour pouvoir matriculer avec précision l’intégralité de l’actif immobilisé.

Comptage ­– Recensement physique des immobilisations

 

L’objectif de cette seconde phase est d’établir un fichier exhaustif de l’ensemble des immobilisations. Dans ce sens, il est recommandé, comme le conseille les Best Practices, de procéder par Blind Count. Il est question ici d’inventorier les immobilisations de façon mécanique sans avoir accès ni aux fichiers électroniques, ni aux quantités des biens, ni à toutes autres sources d’informations concernant celles-ci, pour permettre à l’opération d’être intégralement objective et pouvoir refléter de la manière la plus honnête possible la situation réelle des immobilisations. Pour mener à bien cette phase, l’équipe ne charge de l’inventaire devra suivre la démarche suivante :

  • Obtenir les plans sites à inventorier et établir une cartographie des emplacements qui servira de guide lors du comptage. Réellement, l’ensemble des immobilisations ne sont pas forcément regroupées au même endroit (présence de plusieurs sites géographies, étalage sur un niveau régional/national), ainsi la désignation précise des endroits où aura lieu l’inventaire, permet à toute l’opération de gagner en précision et en exhaustivité.
  • Déterminer et identifier non seulement les immobilisations qui ne relève pas de la propriété de l’entreprise (immobilisations appartenant à des tiers, crédit-bail…), mais aussi celles appartenant à l’entreprise et qui se retrouve chez des tiers.
  • Relever le maximum d’information possible pour chaque immobilisation et les renseigner de façon claire.
  • Remonter l’état d’usure des immobilisations pour anticiper les ajustements comptables qui seront nécessaires par la suite
  • Etiqueter les immobilisations inventorié de façon chronologique et sans doublons.

Enrichissement du fichier comptable des immobilisations

 

L’enrichissement du fichier comptable consiste à rajouter au fichier comptable autant d’informations que possible. En effet, il convient de récupérer l’ensemble des données disponibles en interne et les rajouter aux fichier comptable.

Exemple.: Souvent en comptabilité on ne va pas mentionner une couleur. Cependant, cette information est pertinente lors du rapprochement.

Ces travaux, devront être menés suivant un programme de travail adapté à chaque catégorie d’immobilisations. Le fichier comptable fait alors l’objet d’un enrichissement horizontal et vertical.

Horizontal : Séparer une ligne comptable en autant de composante que de ligne d’immobilisation ;

Exemple.: Pour une ligne “achat mobilier salle de réunion”, il faut la répartir en autant de ligne que d’éléments identifiables.

Vertical : Rajouter des informations qui faciliteront le rapprochement (couleur, marque, Numéro identification,..)

Rapprochement du fichier comptable avec le résultat de l’inventaire physique

 

La phase suivante consiste dans le rapprochement des deux fichiers. L’équipe se servira du couple [Numéro d’étiquette / Numéro d’immobilisation] pour procéder au rapprochement. Cependant, il est nécessaire de traiter les distorsions entre les deux fichiers avant de lancer le rapprochement. Il est nécessaire d’arrêter les deux fichiers à la même date. En effet, il faut neutraliser les mouvements d’immobilisations qui interviennent en cours d’inventaire. De plus, les immobilisations non inventoriées doivent être isolées et être traitées de manière séparée.

Traitement des écarts

Traitement des écarts bruts

La phase de rapprochement permet d’identifier et de relever les écarts. En effet, elle consiste à comparer le fichier comptable et celui de l’inventaire physique.

Cette phase consiste à traiter les écarts d’inventaire afin de les réduire au maximum.

Plusieurs cas se présenteront lors de cette phase. L’immobilisation peut être :

  • Existantes mais absentes au niveau comptable
  • Présente sur le niveau comptable mais inexistantes dans l’inventaire physique
  • Acquises gratuitement
  • Comptabilisées en double

Dans cette optique, il est nécessaire d’étblir des règles de gestion pour le traitement des écarts. En outre, il convient d’adopter un seuil de signification pour une meilleure efficience du projet.

Dès lors, il y a lieu de former un comité qui se compose de :

  • D’un côté les équipes d’inventaires
  • Les personnes clés dans le management habilitées à prendre des décisions

Le comité de pilotage se chargera de :

  • fournir des explications valables pour mettre à jour le rapprochement ;
  • prendre des décisions basées sur les règles de gestion, notamment :
    • refaire les comptages lorsque ceci s’impose ;
    • prendre des décisions de passation en perte ;
    • ..

Cette approche conduira à une réduction significative des écarts bruts.

Traitement des écarts nets :

Les écarts nets, déduits de l’étape précédente, feront à leurs tours l’objet d’un retraitement. En revanche, le traitement consiste cette fois à traduire comptablement les écarts que l’inventaire a permis de relever. Dans ce sens, il faut distinguer entre deux types d’écritures :

Les écritures relatives aux écarts d’inventaires :

Ecritures de constatation de sortie des immobilisations non retrouvées au niveau de l’inventaire physique. Elles doivent tenir compte de l’ensemble des champs requis par le système d’écritures comptables.

Les écritures relatives à la dépréciation des immobilisations :

Il s’agit principalement des écritures de :

  • provisionnement et d’amortissement exceptionnel des immobilisations. Ces écritures concernent surtout les immobilisations dont l’usure dépasse celle reflétées par le plan d’amortissement.
  • mise à jour de la provision pour dépréciation des immobilisations qui a été constituée à date.

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