Ce que couvre la gestion de la paie
La paie est un traitement mensuel, mais elle engage l’entreprise sur trois terrains à la fois : le droit du travail, les cotisations sociales et l’impôt sur le revenu retenu à la source. Une erreur sur un bulletin se retrouve donc dans la déclaration CNSS, dans le versement de l’IR et, en fin d’année, dans la déclaration des salaires.
Notre mission prend en charge ce cycle complet. Elle comprend :
- l’établissement des bulletins de paie à partir des contrats, des éléments variables du mois (heures supplémentaires, primes, absences, congés) et des règles de la convention ou du règlement intérieur applicables ;
- le calcul des cotisations sociales et la préparation de la déclaration mensuelle à la CNSS, y compris l’AMO, sur le portail Damancom ;
- le calcul de l’IR retenu à la source sur chaque salaire et la préparation de son versement ;
- les déclarations aux caisses de retraite complémentaire et aux mutuelles lorsque l’entreprise y a adhéré ;
- la déclaration annuelle des traitements et salaires (état 9421) ;
- les documents de sortie : solde de tout compte, certificat de travail, calcul des indemnités dues.
À qui s’adresse ce service
Il s’adresse d’abord aux entreprises qui n’ont pas de gestionnaire de paie à plein temps : PME, sociétés en création qui recrutent leurs premiers salariés, filiales de groupes étrangers dont l’équipe locale est réduite. Il convient aussi aux entreprises qui ont un service RH mais préfèrent confier le calcul et les déclarations à un tiers, pour séparer la saisie des éléments variables de leur traitement.
Les filiales de groupes étrangers ont souvent un besoin particulier : un reporting de la masse salariale au format du groupe, et la paie de salariés expatriés, dont la situation sociale et fiscale doit être examinée au cas par cas.
Comment se déroule la mission
La reprise du dossier. Au démarrage, nous reprenons les contrats de travail, les derniers bulletins, les déclarations CNSS et les états de versement de l’IR. Cette revue sert à paramétrer la paie, mais aussi à repérer les écarts du passé : rubrique mal soumise à cotisation, indemnité traitée comme exonérée sans justification, salarié non déclaré sur un mois.
Le cycle mensuel. Chaque mois, l’entreprise nous transmet les éléments variables selon un calendrier fixé ensemble. Nous établissons les bulletins et un journal de paie, que l’entreprise valide avant le paiement des salaires. Les déclarations sont ensuite préparées sur cette base. Le télépaiement reste sous le contrôle de l’entreprise, sauf si elle nous donne un mandat pour l’effectuer.
Les échéances annuelles. L’état 9421 récapitule, pour chaque salarié, les revenus versés et l’impôt retenu au cours de l’année. L’article 79 du CGI impose de le déposer avant le 1er mars de l’année suivante. Les chiffres qu’il contient doivent concorder avec les douze mois de paie et avec la comptabilité : ce rapprochement fait partie de la mission.
Les questions du quotidien. Une embauche, une rupture de contrat, un avantage en nature, un salarié qui part en congé de maternité : chacun de ces événements change le bulletin. Nous répondons à ces questions au fil de l’eau, avant que la paie du mois ne soit établie.
Ce que vous recevez
- Les bulletins de paie du mois et le journal de paie.
- Les déclarations sociales et fiscales prêtes à être télétransmises, ou télétransmises sous mandat.
- Un état des charges sociales et de l’IR à payer, avec leurs dates d’échéance.
- Les écritures de paie à intégrer en comptabilité, ou leur passation directe si nous tenons aussi la comptabilité.
- En fin d’année, l’état 9421 et le rapprochement entre paie, déclarations et comptabilité.
Questions fréquentes
Qui reste responsable des déclarations quand la paie est externalisée ?
L’employeur. Le CGI lui impose de retenir l’IR sur chaque salaire et de le verser au Trésor, et c’est lui qui déclare ses salariés à la CNSS. Le cabinet calcule et prépare ; l’entreprise fournit des éléments exacts et paie dans les délais. C’est pourquoi le calendrier de transmission des éléments variables est fixé dès le début.
Faut-il changer de logiciel ou d’organisation ?
Non. L’entreprise nous transmet ses éléments sous la forme qui lui convient : tableau, export de pointage ou simple courriel pour une petite équipe. Ce qui compte est la régularité de la transmission.
Pouvez-vous reprendre une paie en cours d’année ?
Oui. La reprise en cours d’année demande de récupérer les cumuls de chaque salarié depuis janvier, car ils servent à la déclaration annuelle. Nous les contrôlons à la reprise, plutôt qu’en février, au moment de préparer l’état 9421.
Comment sont traités les jours fériés, les congés et les heures supplémentaires ?
Selon le Code du travail et les règles internes de l’entreprise. Les jours fériés et les congés modifient le salaire du mois, qu’ils soient chômés ou travaillés. Il suffit que l’entreprise les signale dans ses éléments variables ; le calcul est fait à partir de ces informations.
Combien coûte l’externalisation de la paie ?
Le prix dépend du nombre de salariés, de la complexité des éléments variables et des déclarations à préparer. Notre guide de l’externalisation de la paie détaille ce qui fait varier le coût et ce qu’il faut comparer entre deux offres.
