En resumen: La conciliación bancaria (ERB) en Marruecos es un procedimiento contable que compara el saldo del extracto bancario con el saldo contable para detectar errores, omisiones e irregularidades. Es esencial para la fiabilidad de los estados financieros.
El estado de conciliacion bancaria es un elemento clave de la contabilidad y de la gestion financiera de una empresa. Permite verificar la concordancia entre los asientos contables de la empresa y los movimientos bancarios registrados en su extracto bancario. Este proceso es esencial para asegurar la precision de la contabilidad y la fiabilidad de los estados financieros. En efecto, al identificar los posibles errores u omisiones, la conciliacion bancaria contribuye a una gestion mas transparente y eficaz de la tesoreria.
Objetivo de la conciliacion bancaria
El objetivo principal de la conciliacion bancaria es asegurarse de que todas las operaciones financieras estan correctamente registradas en los libros de la empresa. Esto incluye la verificacion de cada flujo financiero, tanto de cobros como de pagos, para confirmar que figuran en el extracto bancario. Este procedimiento es crucial para hacer un seguimiento preciso de las deudas y los creditos, influyendo directamente en la claridad de la tesoreria de la empresa.
La importancia de la conciliacion bancaria
Mas alla de la simple verificacion de los asientos, la conciliacion bancaria permite identificar errores de registro, duplicados contables u olvidos de pago. Estas correcciones permiten a la empresa disponer de una vision clara de su tesoreria, esencial para unas previsiones presupuestarias fiables y para planificar inversiones en consecuencia.
En este articulo, abordaremos las causas comunes de las discrepancias entre los extractos bancarios y los asientos contables, como proceder a la correccion de una conciliacion bancaria, la frecuencia ideal de esta operacion, asi como los pasos detallados para su realizacion. Nuestro objetivo es proporcionar una guia completa y practica para dominar este aspecto crucial de la gestion empresarial, garantizando asi una mejor salud financiera.
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Por que hacer una conciliacion bancaria?
Un estado de conciliacion bancaria es un procedimiento que permite comparar el saldo del extracto bancario con el saldo de la cuenta “bancos” en contabilidad.
En Marruecos, la conciliacion bancaria no es obligatoria. Sin embargo, representa un estado muy importante para conocer y controlar la situacion real de la tesoreria.
El ejercicio de conciliacion bancaria es necesario, en particular, porque en todo momento existen desfases entre:
- Por un lado, el saldo bancario tal como aparece en la contabilidad de la empresa;
- Por otro, el saldo bancario tal como aparece en el extracto bancario (en la contabilidad del banco).
Estos desfases tienen su origen, en general, en una diferencia entre las fechas de registro de las operaciones. Asi, por ejemplo:
- Al emitir un cheque, la empresa lo contabiliza en el haber de la cuenta 5141 (segun las normas del CGNC);
- El banco no registrara este cheque hasta uno o dos dias despues de su presentacion por parte del proveedor.
Entre la fecha de emision y la fecha de presentacion, se crea una diferencia entre lo que aparece en el saldo contable y lo que aparece en el saldo bancario. En realidad, este tipo de diferencias es normal en el conjunto de las actividades.
De manera general, existen varios tipos de diferencias (denominadas “partidas pendientes”). En efecto, podemos citar como ejemplo:
- En primer lugar, operaciones por iniciativa del banco de las que la empresa aun no tiene conocimiento (cobro de comisiones, ordenes de domiciliacion de cuotas de credito, etc.);
- En segundo lugar, informacion contable de la que el banco aun no tiene conocimiento (cheques y efectos emitidos aun no presentados por los tenedores, transferencia entre cuentas no conocida por el banco receptor, etc.);
- En tercer lugar, diferencias en las fechas de valor;
- En cuarto lugar, errores y omisiones por parte de la empresa o del banco.
Como habra notado, algunas partidas pendientes son naturales y normales (en particular las diferencias temporales). En ese caso, basta con hacer seguimiento de su resolucion al recibir los extractos bancarios posteriores. Extracto bancario posterior: extracto bancario del periodo siguiente a la conciliacion.
Acciones correctivas
Otras partidas pendientes, en cambio, requieren acciones correctivas como las siguientes:
- En primer lugar, el departamento de contabilidad debe corregir los errores u omisiones cometidos en contabilidad tan pronto como tenga conocimiento de ellos;
- A continuacion, el departamento de contabilidad debe alertar al banco en caso de errores u omisiones cometidos por el banco. En general, esto debe hacerse mediante carta escrita para dejar constancia.
El estado de conciliacion bancaria permite hacer seguimiento de estas distintas diferencias, comprenderlas, justificarlas y finalmente corregirlas cuando sea necesario.
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Causas comunes de las discrepancias entre extracto bancario y asientos contables
En la gestion financiera de una empresa, las discrepancias entre el extracto bancario y los asientos contables son frecuentes y pueden tener consecuencias significativas sobre la precision de los estados financieros. Comprender estas causas comunes es crucial para identificarlas rapidamente y corregirlas de forma eficaz. Este parrafo explora las razones habituales de estas diferencias y proporciona ejemplos concretos para ilustrar como y por que se producen.
1. Errores de registro: Una de las causas mas frecuentes de las discrepancias es el error humano al registrar los datos. Esto puede incluir el registro incorrecto de un importe, una fecha o un numero de cuenta. Por ejemplo, si un pago de 1.500 euros se registra accidentalmente como 15.000 euros, esto crea una diferencia significativa entre el extracto bancario y los asientos contables.
2. Plazo de tratamiento bancario: las operaciones bancarias no siempre se reflejan inmediatamente en los extractos. Los cheques emitidos, por ejemplo, solo se contabilizan en el extracto bancario tras su cobro, lo que puede tardar varios dias. Asi, al cierre de un periodo contable, algunas operaciones pueden estar contabilizadas en los libros de la empresa sin aparecer en el extracto bancario.
3. Comisiones bancarias e intereses no contabilizados: las comisiones bancarias y los intereses acreedores o deudores pueden ser registrados por el banco sin que la empresa sea informada de inmediato. Si estas comisiones o intereses no se concilian e integran regularmente en los asientos contables, apareceran discrepancias entre el extracto bancario y las cuentas de la empresa.
4. Transacciones pendientes: algunas transacciones, como las transferencias electronicas, pueden haberse iniciado pero no estar finalizadas al momento de emitir el extracto bancario. Estas transacciones pendientes son a menudo fuente de confusion y pueden crear diferencias temporales entre los extractos y los asientos contables.
5. Errores de doble contabilizacion: la doble contabilizacion de una transaccion, ya sea en el extracto bancario o en los asientos contables, tambien puede generar discrepancias. Esto puede ocurrir cuando una operacion se registra dos veces por error, ampliando la diferencia entre ambos registros.
6. Olvido de pago o de deposito: a veces ocurre que un pago realizado por la empresa o un deposito a su favor no se registra en los asientos contables. Estas omisiones pueden deberse a un olvido o a una falta de comunicacion entre departamentos.
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Como elaborar un estado de conciliacion bancaria?
Para elaborar un estado de conciliacion bancaria (ERB) necesitamos los siguientes elementos:
- En primer lugar, los extractos y resumenes de cuentas emitidos por el banco;
- En segundo lugar, el libro mayor de cada cuenta bancaria abierta en los libros contables de la empresa; en efecto, la empresa debe elaborar un ERB por cada cuenta bancaria de la que disponga;
- En tercer lugar, los justificantes de los asientos contables (avisos de operaciones, matrices de cheques, avisos de transferencias);
- Por ultimo, el estado de conciliacion bancaria del periodo anterior.
El ERB consiste en elaborar un cuadro con 4 columnas que comprende:
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En la primera linea
Por un lado, el saldo contable tal como aparece en contabilidad;
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Por otro, el saldo bancario tal como aparece en el extracto;
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4 columnas que recogen las siguientes diferencias:
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En primer lugar, las operaciones en el debe del banco que no figuran en contabilidad;
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En segundo lugar, las operaciones en el haber del banco que no figuran en contabilidad;
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En tercer lugar, las operaciones en el debe de la contabilidad que no figuran en el banco;
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En cuarto lugar, las operaciones en el haber de la contabilidad que no figuran en el banco.
Este ejercicio deberia, en conclusion, conducir a una comprension del origen de la diferencia entre el saldo contable y el saldo bancario. Esta comprension se materializa en un cuadro (del que se da un ejemplo a continuacion):
Despues de la conciliacion: que hay que hacer?
Durante la conciliacion, es necesario pasar por una etapa de verificacion de concordancia. En efecto, esta etapa consiste en verificar linea por linea si el extracto bancario es fiel a los registros contables. Sin embargo, el trabajo no termina ahi.
En efecto, despues es necesario proceder a:
- En primer lugar, la correccion de los asientos contables cuando se identifican diferencias del lado de la contabilidad. Para ello, habra que registrar las operaciones faltantes en la cuenta 514;
- En segundo lugar, solicitar los justificantes que faltan. En efecto, si faltan asientos, generalmente es porque la contabilidad no ha recibido los avisos de debito o de credito;
- En tercer lugar, contactar con el banco para que explique o corrija las posibles diferencias en el extracto (cargos indebidos, operaciones anormales, operaciones incomprensibles, etc.);
- Por ultimo, hacer seguimiento de la resolucion de las diferencias temporales en los periodos posteriores. En efecto, si se ha concluido que una diferencia es normal (cheque en curso de cobro, por ejemplo), hay que verificar que se ha registrado el mes siguiente.
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La importancia del estado de conciliacion bancaria en el proceso de control
El estado de conciliacion bancaria ocupa un lugar central en el proceso de control interno. En efecto, se trata de comparar los asientos con una fuente extracontable generalmente fiable: el extracto bancario.
Imaginemos que nos encontramos ante un asiento fraudulento. En general, si no corresponde a la realidad, nunca aparecera en el extracto bancario. Por tanto, permanecera como partida pendiente en la conciliacion bancaria.
Un auditor externo o un controlador interno debe, por tanto, asegurarse de la validez de las conciliaciones bancarias.
A continuacion se presentan algunos controles importantes que deben realizarse durante el control a posteriori de un ERB:
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En primer lugar, verificar el control aritmetico. En efecto, una conciliacion bancaria
En primer lugar, debe justificar hasta el ultimo centimo la diferencia entre el saldo contable y el bancario. Una diferencia de 0,01 MAD puede esconder operaciones por millones en el debe y en el haber;
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A continuacion, debe partir del saldo contable correcto en el balance general y del saldo bancario correcto;
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En segundo lugar, verificar las partidas pendientes que parezcan anormales o ilogicas. Se trata, por ejemplo:
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De los ingresos en efectivo. En efecto, estos no tienen una fecha de valor diferente y deben resolverse el mismo dia;
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De cheques no cobrados desde un periodo muy largo;
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De operaciones pendientes por importes anormalmente pequenos (por ejemplo, hay que preguntarse por que tendriamos una partida pendiente de un importe inferior a 1 MAD o 10 MAD);
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…
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En tercer lugar, hacer seguimiento de la resolucion de las partidas pendientes en el periodo posterior;
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En cuarto lugar, obtener los justificantes para una muestra de partidas pendientes con el fin de comprender su logica (justificante contable, intercambio de correspondencia, avisos, etc.).
Por experiencia, todas las malas historias de fraude que he podido ver comienzan en algun lugar alrededor de una partida pendiente bancaria. Tengan cuidado! Salaheddine Yatim
En conclusion
Una conciliacion bancaria debe realizarse de forma sistematica y regular. Si las partidas pendientes se acumulan, se vuelven cada vez mas dificiles de seguir y pueden estar en el origen de irregularidades contables importantes.
El ERB es un estado clave en el proceso de control interno y debe ser objeto de un seguimiento riguroso.
Upsilon Consulting dispone de un equipo contable experimentado que puede asistirle:
- En la elaboracion de sus conciliaciones bancarias;
- En la implementacion de procedimientos destinados a facilitar e incluso automatizar sus conciliaciones bancarias.
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Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria la conciliación bancaria en Marruecos?
No, la conciliación bancaria no es legalmente obligatoria en Marruecos. Sin embargo, constituye una herramienta esencial de control interno recomendada por los expertos contables para garantizar la fiabilidad de los estados financieros y prevenir el fraude.
¿Con qué frecuencia debe realizarse la conciliación bancaria?
Se recomienda realizar la conciliación bancaria mensualmente, coincidiendo con la recepción de los extractos bancarios. En empresas con un volumen importante de operaciones, puede ser conveniente hacerla quincenalmente o incluso semanalmente para un mejor control de la tesorería.
¿Qué hacer si se detectan partidas pendientes antiguas en la conciliación bancaria?
Las partidas pendientes antiguas deben investigarse de inmediato, ya que pueden indicar errores contables, omisiones o incluso irregularidades. Es necesario solicitar justificantes al banco, verificar los registros contables y, en su caso, proceder a las correcciones necesarias en la cuenta 514.
¿Puede un experto contable ayudar con la conciliación bancaria?
Un experto contable puede intervenir tanto en la elaboración de las conciliaciones bancarias como en la implementación de procedimientos para facilitar e incluso automatizar este proceso. Su experiencia permite identificar rápidamente partidas pendientes sospechosas, detectar posibles irregularidades y reforzar el control interno de la empresa. Contar con este acompañamiento profesional es especialmente recomendable para empresas con un volumen elevado de operaciones bancarias.
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Artículo elaborado por Salaheddine Yatim, Experto Contable inscrito en el OEC y Managing Partner de Upsilon Consulting.
