Un état de rapprochement bancaire est un procédé qui permet de rapprocher le solde du relevé bancaire avec le solde du compte « banques » en comptabilité.

Au Maroc, le rapprochement bancaire n’est pas obligatoire. Cependant, il représente un état très important pour connaître et contrôler la situation réelle de la trésorerie.

Pourquoi faire un rapprochement bancaire ?

L’exercice de rapprochement bancaire est nécessaire, notamment, parce qu’à tout moment, il existe des décalages entre :

  • D’un côté, le solde bancaire tel qu’il apparaît au niveau de la comptabilité de l’entreprise ;
  • De l’autre, le solde bancaire tel qu’il apparaît sur le relevé bancaire (dans la comptabilité de la banque).

Ces décalages trouvent leur source, en général, dans un écart entre les dates de prise en charge des opérations. Ainsi, par exemple:

  • A l’émission d’un chèque, l’entreprise le comptabilise au crédit du compte 5141 (selon les règles du CGNC) ;
  • La banque ne prendra en compte ce chèque qu’un jour ou deux après sa présentation par le fournisseur.

Entre la date d’émission et la date de présentation, ceci va créer un écart entre ce qui apparaît dans le solde comptable et ce qui apparaît dans le solde bancaire. En réalité, ce type d’écarts est normal dans l’ensemble des activités.

De manière générale, il existe plusieurs types d’écarts (qu’on appelle « suspens »). En effet, on peut citer à titre d’exemple :

  • Premièrement, des opérations à l’initiative de la banque dont l’entreprise n’a pas encore connaissance (prélèvement de frais, ordres de prélèvements de mensualités de crédit,…) ;
  • Deuxièmement, informations comptables dont la banque n’a pas encore connaissance (chèque et effets émis non encore présentés par les détenteurs, virement de compte à compte non connu par la banque réceptrice,…) ;
  • Troisièmement, différences de dates de valeur ;
  • Quatrièmement, erreurs et omissions de la part de l’entreprise ou de la part de la banque.

Comme vous devez le remarquer déjà, certains suspens bancaires sont naturels et normaux (notamment les différences temporelles). Dans ce cas, il suffit de suivre le dénouement de ces derniers lors de la réception des relevés bancaires subséquents.

Relevé bancaire subséquent = Relevé bancaire de la période suivant le rapprochement

Actions correctives

D’autres suspens, par contre, nécessitent des actions correctives comme suit :

  • D’abord, le service comptabilité doit corriger les erreurs ou omissions commises en comptabilité dès qu’il en a connaissance;
  • Ensuite, le service comptabilité doit attirer l’attention de la banque en cas d’erreurs ou omissions commises par la banque. En général, ceci doit prendre la forme d’une lettre écrite pour garder une trace.

L’état de rapprochement bancaire permet de suivre ces différents écarts, de les comprendre, de les justifier et enfin de les corriger quand ceci s’impose.

Comment élaborer un état de rapprochement bancaire ?

Pour élaborer un état de rapprochement bancaire (ERB) nous avons besoin des élément suivants :

  • Premièrement, les relevés et les extraits de comptes qu’émet la banque ;
  • Deuxièmement, le grand livre de chaque compte bancaire ouvert dans les livres comptables de l’entreprise ; En effet, l’entreprise doit élaborer un ERB par compte bancaire dont elle dispose ;
  • Troisièmement, les pièces justificatives des écritures comptables (avis d’opérations, talons de chèques, avis de virements,…);
  • Enfin, l’état de rapprochement bancaire de la période précédente.

L’ERB consiste à élaborer un tableau en 4 colonnes qui comprend :

  • En première ligne
    • D’un côté, le solde comptable tel qu’il apparaît en comptabilité  ;
    • De l’autre, le solde bancaire tel qu’il apparaît dans le relevé ;
  • 4 colonnes qui reprennent les écarts suivants :
    • Premièrement, les opérations au débit de la banque ne figurant pas en comptabilité ;
    • Deuxièmement, les opérations au crédit de la banque ne figurant pas en comptabilité ;
    • Troisièmement, les opérations au débit de la  comptabilité ne figurant pas en  banque ;
    • Quatrièmement, les opérations au crédit de la comptabilité ne figurant pas en banque.

Cet exercice devrait, en conclusion, conduire à une compréhension de la source de l’écart entre le solde comptable et le solde bancaire. Cette compréhension se matérialise par un tableau (dont exemple est donné ci-dessous) :

Après le rapprochement : Que faut-il faire ?

Pendant le rapprochement, il faut passer par une étape de vérification de concordance. En effet, cette étape consiste à vérifier ligne par ligne, si le relevé bancaire est fidèle aux enregistrements comptables. Cependant, le travail ne s’arrête pas là.

En effet, il est nécessaire après cela de procéder à :

  • Premièrement, la correction des écritures comptables lorsque des écarts sont identifiés du côté de la comptabilité. Pour ce faire, il va falloir enregistrer les opérations manquantes dans le compte 514 ;
  • Deuxièmement, demander les pièces justificatives manquantes. En effet, si des écritures manquent, c’est en général parce que la comptabilité n’a pas reçu les avis de débit ou de crédit ;
  • Troisièmement, contacter la banque pour qu’elle explique ou corrige les écarts éventuels dans le relevé (prélèvement à tort, opérations anormales, opérations incompréhensibles, …) ;
  • Enfin, suivi du dénouement des écarts temporels sur les périodes subséquentes. En effet, si on a conclu qu’un écart est normal (chèque en cours d’encaissement, par exemple), il faut vérifier qu’il a été enregistré le mois suivant.

L’importance de l’état de rapprochement bancaire dans le processus de contrôle

L’état de rapprochement bancaire occupe une place centrale dans le processus de contrôle interne. En effet, il s’agit de comparer les écritures à une source extracomptable généralement fiable : Le relevé bancaire.

Imaginons que l’on soit dans une situation d’écriture frauduleuse. En général, si elle ne correspond pas à la réalité elle ne va jamais apparaître dans le relevé bancaire. Elle va, de ce fait, demeurer dans le rapprochement bancaire.

Un auditeur externe ou un contrôleur interne doit, donc, s’assurer de la validité des rapprochements bancaires.

Lire également : Audit de fraude au Maroc

Voici quelques contrôles importants qu’il faut réaliser lors du contrôle à postériori d’un ERB :

  • Premièrement, s’assurer du contrôle arithmétique. En effet, un rapprochement bancaire
    • D’abord, doit justifier au centime près l’écart entre le solde comptable et bancaire. Un écart de 0.01 MAD peut cacher des opérations en millions au débit et au crédit ;
    • Ensuite, doit partir du bon solde comptable dans la balance générale et du bon solde bancaire ;
  • Deuxièmement, vérifier les suspens bancaire qui apparaissent anormaux ou illogiques. Il s’agit par exemples :
    • Des versements en espèce. En effet, ces derniers n’ont pas de date de valeur différente et doivent se dénouer le jour même ;
    • Des chèques non encaissées depuis un très longue période ;
    • Des opérations en suspens pour des sommes anormalement petites (par exemple, il faut se poser la question pourquoi on aurait un suspens d’un montant inférieur à 1 MAD ou 10 MAD) ;
    • …
  • Troisièmement, suivre le dénouement des suspens sur la période subséquente ;
  • Quatrièmement, récupérer les pièces justificatives pour un échantillon de suspens pour comprendre la logique de ces derniers (pièce comptable, échange de courrier, avis,…).

D’expérience, toutes les mauvaises histoires de fraude que j’ai pu voir, commencent quelque part autour d’un suspens bancaire. Faites attention ! Salaheddine Yatim

En conclusion

Un rapprochement bancaire doit se faire de manière systématique et régulière. Si les suspens s’accumulent ils deviennent de plus en plus difficiles à suivre et peuvent à la source d’irrégularités comptables importantes.

L’ERB est un état clé dans le processus de contrôle interne et doit faire l’objet d’un suivi rigoureux.

Upsilon Consulting dispose d’une équipe comptable expérimenté qui peut vous assister :

  • Dans l’élaboration de vos rapprochement bancaire ;
  • Dans la mise en place de procédure visant à faciliter voire automatiser vos rapprochements bancaires.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

Par Salaheddine YATIM, Membre de l’Ordre des Experts-Comptables