L' audit social: une mesure de conformité

L’audit social au Maroc revêt-il le même ordre d’importance que les autres audits (comptables, fiscaux…) ? L’audit social a-t-il sa place dans la vie courante d’une entreprise ? Comment procèdent les entreprises pour juger de la qualité de leur conformité à la réglementation sociale en vigueur ?

Tant de questions, aussi importantes les unes que les autres et auxquelles doivent répondre les entreprises marocaines.

Le dilemme que présente l’audit social au Maroc se dresse dans un environnement qui ne cesse de changer de par l’évolution de la société et celle de la législation. Le monde professionnel, vivant et instable, impose des interventions sur mesure, adaptées aux différents acteurs. Dans une prolongation de ce même raisonnement, toute opération d’audit ne peut être standardisée et appliquée à toutes les entreprises d’une seule et unique manière. Ceci s’applique aussi bien pour le contrôle de gestion et l’audit des comptes que pour l’audit social.

Upsilon consulting est un cabinet d’expertise comptable. Qui sommes-nous ?

L’audit social: une mesure de risque

La dimension sociale est une composante primordiale dans la vie d’une entreprise. En effet, la relation employé – employeur revêt une extrême importance et ce, sur plusieurs plans : économique, social, politique… Ceci est d’autant plus visible si nous observons l’importance que lui attribue le législateur, indépendamment du pays, du régime politique ou du système économique.

En effet, le code du travail est une des lois les plus détaillées et les plus évolutives. Elle est fréquemment sujet à modification pour accompagner les changements de l’environnement économique et social. Ce code de travail, aussi important soit-il, reste pourtant plus ou moins méconnu de plusieurs acteurs. Certes, tout le monde est conscient des traits majeurs du droit du travail (Salaires, Congés, Heures de travail…). Toutefois, il subsiste certaines subtilités et certains détails que seuls les professionnels du métier maîtrisent.

Au Maroc, le code de travail, dans sa version actuelle, est en vigueur depuis 2003. Le code de travail édicte les règles auxquelles doivent se conformer toute entreprise qui emploie des salariés. Le code de travail au Maroc se caractérise par sa conformité avec les normes internationales telles que prévues dans les conventions des Nations Unies et de ses organisations spécialisées en relation avec le domaine du travail.

Rappelons, à toute fin utile, qu’à la lumière de la délicatesse du sujet ci-présent, qu’en grande majorité des cas, la législation défend l’intérêt des employés, et non des employeurs. Ceci s’accentue davantage quand l’employeur est une structure de grande taille. Ceci fait que, en cas de litige, les subtilités du code du travail susmentionnées, deviennent des arguments de poids, et leur non-respect se traduit directement en pénalités que devraient supporter l’entreprise.

Nécessité d’un Audit Social

Dans cette optique, l’audit social s’avère nécessaire. En effet, comme son nom l’indique, il intervient pour juger de la qualité et du respect des obligations sociales au sein d’une entité. Contrairement au commissariat aux comptes, l’audit social n’est guère obligatoire au Maroc. Pourtant, l’audit social est l’outil idéal pour maîtriser ses risques sociaux et de les couvrir avant un audit éventuel de l’inspection du travail.

De manière générale, les entreprises ont des obligations sociales qui ressortent du code de travail. Ces obligations concernent chacune des phases du développement de la société :

la période de création de la société,
les premières opérations de recrutements,
Augmentation du nombre de salariés,
et les opérations de restructurations.

Quels risques en cas de non-conformité sociale

Le code du travail prévoit des sanctions conséquentes pour en cas de non-respect de certaines obligations de conformité.

Ainsi, par exemple, l’article 78 du code du travail prévoit des sanctions dans les cas suivants (non-exhaustif) :

Application d’une amende de 15.000 à 30.000 dirhams si la société ne respecte pas les dispositions relatives aux libertés syndicales ;
Une amende pouvant atteindre 20.000 dirhams en cas de non délivrance d’une carte de travail (500 dirhams par carte de travail avec un total maximal de 20.000 dirhams) ; La sanction peut être prononcée autant de fois qu’il y a de contrôles ;
La société encourt une amende de 2.000 à 5.000 dirhams par salarié si elle ne communique pas aux salariés les informations prévues à l’article 24 :
- la convention collective de travail et, le cas échéant, son contenu ;
- les horaires de travail ;
- les modalités d’application du repos hebdomadaire ;
- les dispositions légales et les mesures concernant la préservation de la santé et de la sécurité, et la prévention des risques liés aux machines ;
- la date, heure et lieu de paye ;
- le numéro d’immatriculation à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale ;
- l’organisme d’assurance les assurant contre les accidents de travail et les maladies professionnelles

D’autres sanctions pécuniaires sont prévues dans plusieurs cas à savoir :

En cas de non tenue d’un registre de cautionnement (le cas échéant) ;
Non-respect des dispositions relatives à la durée de préavis ;
Refus d’octroi des permissions d’absence réglementaires ou non-respect de leurs durées légales ;
Non-respect des stipulations des conventions collectives ;
Défaut d’affichage du règlement intérieur ;

De manière générale, grand nombre de dispositions à caractère obligatoire expose la société à des sanctions en cas de visite de l’inspecteur du travail. Bien évidemment, le coût du risque ci-présent varie en fonction de la masse salariale en question.

Ainsi, pour les grandes structures, un audit social revêt davantage d’importance de par leurs grands effectifs et d’autant plus que certaines obligations ne sont valables qu’à partir d’un certain seuil d’employés.

C’est pourquoi nous conseillons à tous les acteurs de la scène économique de consulter leurs conseillers et leurs experts comptable pour rester à jour de l’évolution du système légal.

Quelques obligations Sociales au Maroc

Quoi qu’il en soit, et en réponse à une situation aussi volatile et dont les conséquences peuvent peser lourd à une société, à la fois en termes d’argent comme en termes de réputation, nous essayerons de parcourir un maximum d’obligations sociales présentes dans le code du travail au Maroc. Nous adresserons celles connues de tous, comme celles moins connues, et essayerons de rassembler autant de détails que possible afin d’édifier une sorte de canevas réglementaire qui pourrait vous servir de base pour votre audit social interne.

Contrats de travail :

La première obligation qu’un employeur est tenue de respecter est bien évidemment relative au formalisme contractuel de la relation de travail qui le lie à ses salariés. Plusieurs types de contrats de travails existent, ayant respectivement des caractéristiques qui leurs sont propres ainsi qu’un cadre réglementaire précis. En plus, comme tout autre contrat, la validité du contrat de travail est soumise aux conditions fixées par le code des obligations et contrats : consentement, capacité des parties à contracter, objet et cause du contrat.

De plus, selon l’article 16 du Code de Travail, le contrat de travail peut être conclu pour une durée indéterminée, pour une durée déterminée ou pour effectuer un travail déterminé. Le législateur, dans un objectif de favoriser la stabilité de l’emploi, a délimité le champ d’application des contrats à durée déterminée. En effet, un CDD, toujours à la lumière de l’Article 16, ne peut être conclu que dans les situations suivantes :

Dans l’objectif de remplacer un salarié par un autre dans le cas de suspension du contrat de travail de ce dernier. A l’exception, d’une suspension résultant d’un état de grève
Pour répondre à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise
Quand il est question d’un travail à caractère saisonnier

Par ailleurs, en restant toujours dans une optique de formalisme, la législation favorise l’établissement par écrit des contrats de travails en les exonérant des droits d’enregistrement. Toutefois, dans certains cas, établir un contrat de travail par écrit devient obligatoire. Ceci concerne les contrats de voyageur, représentant ou placier ainsi que les contrats de sous-entreprises.

Un autre type de contrat de travail est le contrat IDMAJ. Celui-ci permet de recruter des personnes en premier emploi par l’entremise de l’ANAPEC.

Embauche :

La décision d’embaucher un salarié se traduit, par voie réglementaire, en une pluralité d’obligations que l’employeur doit respecter. Toutefois avant d’entamer ces obligations, un point primordial se doit d’être respecté de tous : La non-discrimination.

En effet, la loi interdit clairement aux employeurs de prendre la décision d’embaucher ou de ne pas embaucher sur la base d’arguments discriminatoires. De plus, cette volonté législative de protéger le principe d’égalité des chances ne se limite pas uniquement à l’acte d’embauche. Elle concerne aussi:

La conduite et la répartition du travail
La formation professionnelle
Le salaire, l’avancement et l’octroi des avantages sociaux
Ainsi que les mesures disciplinaires et le licenciement.

Dans le même esprit, la législation marocaine fait allusion une fois encore à une autre norme universelle : le non emploi des enfants. Là encore, la législation est catégorique : interdiction totale d’employer des mineurs de moins de 15 ans. De plus, une fois l’âge de 15 ans révolus, les mineurs employés restent toujours sous la protection de la loi, dans le sens où les agents chargés de l’inspection de travail ont le pouvoir de vérifier à tout moment les conditions de travail de ces derniers ainsi que leur état de santé.

De toute évidence, le non-respect d’une de ces deux obligations résultent en des pénalités conséquentes pour les sociétés.

Obligations après embauche

Ceci étant établit et respecté , les sociétés peuvent maintenant embaucher des salariés. Une fois un salarié embauché, certaines obligations deviennent valables. Il est question ici des différents documents que l’employeur doit délivrer à ses salariés. Effectivement, la loi impose (de par l’Article 24 du Code de Travail) que l’employeur délivre à ses salariés par écrit à l’embauche, toutes les dispositions relatives à leurs emplois :

la convention collective de travail et, le cas échéant, son contenu ;
les horaires de travail ;
les modalités d’application du repos hebdomadaire ;
les dispositions légales et les mesures concernant la préservation de la santé et de la sécurité, et la prévention des risques liés aux machines ;
la date, heure et lieu de paye ;
le numéro d’immatriculation à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale ;
l’organisme d’assurance les assurant contre les accidents de travail et les maladies professionnelles

Cartes de travail

Pareillement, l’employeur est tenu de délivrer à ses salariés des cartes de travails. Ces cartes de travails, obligatoires de par l’Article 23 du Code de Travail, comportent les mentions fixées par voie réglementaire et qui sont, entre autres :

Informations relatives à l’employeur :
- La raison sociale de la société, si l’employeur est une personne morale, ou les noms et prénom de l’employeur dans le cas contraire
- Le numéro d’affiliation à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale,
- Le siège social de l’entreprise, si l’employeur est une personne morale, ou l’adresse de l’employeur dans le cas contraire

Informations relatives au salarié :
- Nom et prénom du salarié
- Date de naissance
- Date d’entrée en fonction
- La fonction du salarié
- Le montant du salaire
- Le numéro d’immatriculation à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale du salarié,

La dénomination de la compagnie d’assurance.

Par ailleurs, ces cartes de travails doivent être à jour à tout moment. Ceci, suppose que l’employeur doit les renouveler, non seulement en cas de changement de la qualification du salarié ou du montant de son salaire, mais aussi en cas de changements statutaires relatifs à la société (modification de la raison sociale ou du siège de la société).

Règlement Intérieur de l’entreprise :

Comme son nom l’indique, le règlement interne de l’entreprise est un recueil des règles qui régissent la vie intérieure en entreprise, les modalités et procédures internes ainsi que l’organisation globale de celle-ci. Contrairement, aux documents présentés précédemment, l’obligation d’avoir un règlement intérieur ne s’applique pas à tout le monde. En effet, seuls les employeurs occupant habituellement au minimum dix salariés sont tenus d’établir un règlement intérieur. Celui-ci doit être établi après l’avoir communiqué aux délégués des salariés et aux représentants syndicaux dans l’entreprise, le cas échéant. Ce règlement intérieur est soumis à l’approbation de l’autorité gouvernementale chargée du travail.

Une autre particularité relative au règlement de travail est que la société dispose d’une durée de 2 années à partir de son ouverture ou de son établissement pour l’établir. Par ailleurs, les employeurs auxquels s’appliquent cette obligation, doivent porter ce dit règlement à la connaissance des salariés. D’ailleurs, l’Article 140 du Code de Travail oblige l’employeur à afficher le règlement intérieur dans un lieu habituellement fréquenté par les salariés ainsi que dans ceux où ils sont habituellement payés.

Conventions Collectives :

Le Code du Travail, à l’Article 104, définit les conventions collectives de travail comme étant des contrats collectifs qui régissent les relations de travail. Les parties d’une convention collective sont :

D’une part : soit un ou plusieurs employeurs contractant à titre personnel, soit les représentants d’une ou de plusieurs organisations professionnelles des employeurs,
D’autre part : les représentants d’une ou plusieurs organisations syndicales des salariés les plus représentatives.

Bien évidemment les deux obligations suivantes ne sont applicables que si les sociétés sont parties à une convention collective de travail.

La première obligation est une obligation de formalisme. En effet, les conventions collectives doivent, sous peine de nullité, être établie par écrit.
La deuxième obligation est, à son tour, une obligation administrative : toute convention collective de travail doit être déposée sans frais, aux soins de la partie la plus diligente, au greffe du tribunal de première instance compétent de tout lieu où elle doit être appliquée et auprès de l’autorité gouvernementale chargée du travail.

Médecine du travail :

Le Code du Travail impose aux sociétés de disposer d’un service médical du travail, et ce dans deux cas :

Si la société a plus de 50 salariés
Si le travail expose les salariés à des maladies professionnelles

De plus, les entreprises industrielles, commerciales, d’artisanat et ainsi que les exploitations agricoles et forestières et leurs dépendances qui ne satisferaient pas les conditions précitées, se doivent de constituer des services médicaux du travail indépendants ou communs dans les conditions fixées par l’autorité gouvernementale chargée du travail.

Bien évidemment, les médecins qui assurent le fonctionnement des services médicaux du travail doivent être titulaires d’un diplôme attestant qu’ils sont spécialistes en médecine du travail. Etre inscrits au tableau de l’Ordre des médecins et avoir l’autorisation d’exercer la médecine sont deux critères que tout médecin de travail doit satisfaire.

D’ailleurs, les entreprises soumises à l’obligation de créer un service médical du travail indépendant doivent disposer d’un médecin du travail durant toutes les heures du travail.

Equipements:

Comme souligné un peu plus haut, certaines obligations légales ne deviennent obligatoires qu’à partir d’un certain seuil de salariés ou quand certaines conditions sont remplies. Les cas suivants, à prendre à titre d’exemples, présentent quelques obligations valables sous conditions.

Société employant des salariés handicapés

Dans ce cas, l’employeur doit équiper ses locaux des accessibilités nécessaires pour faciliter le travail des salariés handicapés et veiller à leur procurer toutes les conditions d’hygiène et de sécurité professionnelle. De plus, il doit soumettre à examen médical les salariés handicapés qu’il envisage d’employer. Le médecin de travail procède à cet examen périodiquement, après chaque année de travail.

Comité de sécurité et d’hygiène

Pour ne pas causer de confusion, soulignons ce qui suit : la veille sur les conditions d’hygiène et de propreté de ses locaux est obligatoire pour toute société indépendamment de sa taille ou autres. Toutefois, une fois l’effectif d’une société atteint les 50 salariés, disposer d’un comité de sécurité et d’hygiène devient obligatoire.

Chambre spéciale d’allaitement

Une autre obligation conditionnée par l’effectif d’une entreprise serait celle d’aménager une chambre spéciale d’allaitement. Celle-ci doit être au sein de l’entreprise ou à proximité immédiate. Par contre, elle n’est applicable que lorsque la société occupe au moins 50 salariées âgées de plus de seize ans.

Rupture du contrat de travail

La rupture du contrat de travail peut survenir suite à différentes raisons :

Fin de contrat (CDD),
Accord mutuel,
Licenciement pour faute grave,
Licenciement économique,
Liquidation de société…

Il n’en reste que le Code du Travail a défini des règles qui régissent ces situations.

Première obligation générale (Article 72 du code de travail) est la délivrance de certificat de travail. A la rupture du contrat de travail, l’employeur doit délivrer au salarié un certificat de travail, dans un délai maximum de huit jours, sous peine de dommages intérêts.

Deuxième obligation à respecter en termes de rupture de contrat de travail est celle des durées de préavis. Ces dernières varient dépendamment du type de contrat en question.

Troisième aspect de la rupture des contrats de travail est le licenciement pour fautes graves. Ce sujet extrêmement délicat de par sa nature, se traduit souvent par des procédures légales ou judiciaires. En effet, l’employeur doit prouver le motif du licenciement pour faute grave. Celle-ci peut intervenir sous plusieurs formes, entre autres :

Vol
Abus de confiance
Divulgation de secret professionnel ayant causé préjudice
Insulte grave

Mais encore

Pour matérialiser le motif de la faute grave, l’employeur fait appel à l’inspecteur du travail. Ce dernier constate l’atteinte au fonctionnement de l’établissement et en dresse un procès-verbal.

Par ailleurs, à la rupture d’un contrat de travail et ce, indépendamment de la raison, le Code du Travail demande le versement des indemnités compensatrices de congé payé. En effet, l’article 254 du code de travail précise que cette indemnité est due quels que soient les motifs de la rupture du contrat de travail.

Durée Normale de travail

La durée normale de travail des salariés est de 44 heures par semaine dans les activités non agricoles et ce, sans dépasser 10 heures par jour. Cette limite quotidienne peut être dépasser sous certaines conditions. Ces dernières sont détaillées dans l’article 192 du code de travail. Celui-ci stipule que:

« Lorsque dans une entreprise, des travaux urgents doivent nécessairement être exécutés immédiatement pour prévenir des dangers imminents, organiser des mesures de sauvetage, réparer des accidents survenus soit au matériel, soit aux installations, soit aux bâtiments de l’entreprise ou pour éviter le dépérissement de certaines matières, la durée normale de travail peut être prolongée pendant un jour puis à raison de deux heures durant les trois jours suivants. »

En contraste aux activités non agricoles, la durée annuelle globale de travail est de 2496 heures pour une activité agricole. L’organisation et répartition de cette durée varie selon la nécessité des cultures et sa détermination revient à l’autorité gouvernementale compétente.

Congés et jours de repos

Les sociétés doivent accorder un repos hebdomadaire à leurs employés. Ce repos est d’au moins 24h, allant de minuit à minuit. Le repos hebdomadaire est accordé simultanément à tous les salariés d’un même établissement.

Outre le repos hebdomadaire, les sociétés accordent aussi, de par les dispositions légales, les repos des jours de fêtes payés et jours fériés.

Un autre disposition légale relative aux congés concerne le congé annuel payé. Celui-ci est d’une durée minimale de :

Un jour et demi de travail effectif par mois de service
Deux jours de travail effectif par mois de service pour les salariés âgés de moins de 18 ans.

De plus, la durée du congé annuel payé augmente à raison d’un jour et demi de travail effectif par période entière, continue ou non, de cinq années de service. Toutefois, cette augmentation ne peut porter la durée totale du congé à plus de trente jours de travail effectif. Quoi qu’il en soit, durant leurs congés annuels payés, les salariés perçoivent une indemnité équivalente à celle qu’ils auraient perçu s’ils étaient en services.

Par ailleurs, un autre type de congé est décrit dans le code du travail. Il est question du congé à l’occasion de la naissance d’un enfant. Dans une telle situation, le salarié a droit à chaque naissance, à un congé de trois jours

Finalement, dans le cas d’évènements familiaux, les salariés bénéficient de permissions pour s’absenter. Ces évènements regroupent entre autres le mariage et le décès d’un proche.

Salaires :

Salaire Minimum Légal

Un des plus grands volets du code du travail, et celui du salaire. Une des dispositions légales de base est sans nul doute le respect du salaire minimum légal. Modifiée récemment en vertu du Décret n°2.19.424 publié au BO du 27 juin 2019, le salaire minimum est comme suit :

Salaire Minimum Interprofessionnel Garanti (SMIG)

Le SMIG concerne les professions libérales et les secteurs de l’industrie et du commerce. Il s’établit à un taux horaire de 14,81 MAD. Soit un SMIG mensuel de 2828,71 MAD sur la base de 191 heures de travail par mois.

Salaire Minimum Agricole Garanti (SMAG)

Le SMAG concerne les activités agricoles et s’établit à un taux journalier de 76,70 MAD. Soit un SMAG mensuel de 1994,20 MAD sur la base de 26 jours de travail par mois.

Prime D’ancienneté :

La prime d’ancienneté prend en compte, pour sa détermination, du salaire proprement dit, ses accessoires ainsi que les majorations pour heures supplémentaires à l’exclusion de certains éléments précisés dans l’Article 353 du Code de Travail. Ces exclusions comprennent :

Prestations familiales
Pourboires, sauf pour les salariés payés exclusivement au pourboire
Gratifications accordées
Participation aux bénéfices
Indemnités ou primes dont l’objet est de rembourser ou dédommager le salarié:
- des dépenses supportées par lui dans le cadre de son travail
- d’une situation défavorable,
- de l’accomplissement de travaux pénibles ou dangereux…
Indemnités pour remplacement temporaire d’un salarié dans un poste de catégorie supérieur.

Par ailleurs, la prime d’ancienneté doit être payée dans les même conditions que le salaire:

Premièrement, en monnaie marocaine
Deuxièmement, en respectant les fréquences légales.

Enfin, précisons aussi que la prime d’ancienneté est sujette à augmentation et suit l’échelle suivante :

5% du salaire versé, après deux ans de service ;
10% du salaire versé, après cinq ans de service ;
15% du salaire versé, après douze ans de service ;
20% du salaire versé, après vingt ans de service ;
25% du salaire versé, après vingt-cinq ans de service.

Livre et bulletins de paie

En général, tout employeur ou son représentant doit tenir dans chaque établissement ou partie d’établissement ou atelier, un livre dit de paye, établi conformément au modèle fixé par l’autorité gouvernementale chargée du travail. D’un point de vue légale, l’employeur conserve ce livre de paie pendant un minimum de deux années à partir de sa clôture.

En plus, au moment du règlement des salaires, l’employeur délivre à ses salariés leurs bulletins de paye. Ce document, qui joue le rôle d’une pièce justificative, mentionne obligatoirement certaines indications fixées par l’autorité gouvernementale chargée du travail.

Délégué des salariés – Comité d’entreprise :

les dispositions légales relatives aux délégués de salariés s’appliquent aux sociétés ayant au moins 10 salariés. Celles-ci, doivent disposer d’un déléguer des salariés ainsi que d’un registre spécial qui leur est relatif.

Pour les sociétés ayant au moins 50 salariés, une nouvelle obligation s’ajoute : celle d’avoir un comité d’entreprise.

Audit Social – Conclusion:

Ces dernières années, ou même dernières décennies, un mouvement mondial liant les réputions des entreprises au bien être de leurs environnements respectifs a gagné en puissance. Le monde actuel se demande si les entreprises respectent l’écologie, adoptent des normes antipollutions, participent au développement durable… Cette philosophie est centrée sur la responsabilité citoyenne des entreprises. Une des composantes clés de cette philosophie est de savoir si l’entreprise prend soin de ses employés. Le respect de la réglementation et des droits des salariés affecte directement l’image des entreprises. Nul besoin de rappeler le scandale qu’a connu ce géant de la chaussure pour avoir employé des enfants, ni le choc qu’a subi sa réputation.

L’audit social est un outil à la disposition des employeurs qui permet d’être continuellement conforme aux dispositions de la loi. En plus, procéder à un audit social est un signal que la société cherche à contrôler son état actuel et à l’améliorer. Ainsi, procéder régulièrement à un audit social vous évite de supporter les coûts liés une non-conformité à la loi et préserve et renforce votre réputation, à la fois en interne, auprès de vos salariés, mais aussi en externe auprès des tiers.

Vous avez un besoin spécifique, demandez un devis en quelques clics.

LIRE EGALEMENT DANS NOTRE BLOG

La responsabilité pénale des dirigeants au Maroc

Conventions réglementées : Ce qu’il faut savoir

Cession de parts (actions) : Comparaison SA et SARL

Les difficultés d’entreprises en droit marocain

L’ audit social: une mesure de conformité